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Quando rispondere a un’email?

Pubblicato il 21 Giugno 2009 alle 07:26 pm | Archiviato in Comunicazione 

Avete mai spedito un’email a cui nessuno ha mai risposto? Avete mai inviato un’email e ricevuto poi la risposta dopo una settimana? A me è capitato spesso.

C’è quindi da chiedersi: dopo quanto tempo si dovrebbe rispondere a un’email?

Mi viene da rispondere: subito, ma credo che non tutti stiano sempre davanti a un monitor. In questo articolo non parlerò di email spedite a scopo personale, fra amici e conoscenti o anche da utenti a siti non a carattere commerciale. Parlerò di email spedite ad aziende e professionisti, a enti pubblici e privati.

Ma le stesse considerazioni si estendono anche a siti non commerciali.

A cosa serve un sito web?

Avete creato un sito web per la vostra attività. Vi siete chiesti a che cosa vi serve? Suppongo per vendere, per estendere il ventaglio di clienti, per diffondere online il vostro nome e il vostro marchio.

Bene. Abbiamo fatto un passo avanti. Un sito web serve anche per stabilire dei contatti, per aumentare il numero dei contatti. Questo che vi ho svelato è un piccolo segreto. Fatene buon uso.

Adesso che abbiamo legato la parola sito alla parola contatti, passiamo al secondo punto:

A cosa serve la pagina dei contatti?

Avete creato nel vostro sito una pagina dedicata ai contatti. Sembra strano, ma moltissimi siti curano pochissimo questa pagina, come se non fosse necessaria. Anzi, dirò di più, alcuni siti non ce l’hanno proprio…

Avete inserito in questa pagina il vostro indirizzo email, e magari anche un modulo per inviare email dal sito.

Vi siete chiesti perché?

Io me lo chiedo spesso: ogni volta che mando un’email e nessuno risponde torno a chiedermi per quale motivo quel sito abbia voluto stabilire un contatto per poi evitarlo. Ogni volta che ricevo una riposta dopo una settimana o anche più mi chiedo perché abbiano voluto comunicare.

Non rispondere a un’email non è educazione. Non rispondere a un’email significa annullare il significato stesso di sito web. Rispondere dopo una settimana significa considerare il proprio sito e il proprio interlocutore come dei fastidi. Significa relegare il proprio sito a un oggetto che c’è perché ci deve essere, degno di ben poco conto.

Ha mai squillato il telefono nel vostro ufficio o nel vostro negozio? Scommetto di sì. Allora leggete il terzo punto:

Telefono vs Email

Quando squilla il telefono che cosa fate?

  1. rispondete subito
  2. rispondete dopo una settimana
  3. non rispondete per niente

Qualcosa mi dice che la risposta giusta è la prima. Dunque, perché a un’email rispondete dopo giorni o per nulla?

Perché date più importanza a una telefonata che a un’email? In fondo, sono due forme di comunicazione, tutte e due elettroniche, tutte e due possibili grazie a un collegamento telefonico.

Ricordate il motto di una famosa pubblicità? Il telefono, la tua voce. Adesso potremmo riscriverla così: L’email, la tua voce. Perché di questo si tratta: della vostra voce messa in forma scritta. Sapete scrivere, immagino.

Un’email è soltanto una telefonata in forma scritta. Ora che abbiamo stabilito quando rispondere a una telefonata, possiamo finalmente arrivare alla giusta…

Conclusione

Dopo queste premesse, quando si risponde a un’email? Vi rispondo con una domanda: quando rispondete a una telefonata? Quando la ricevete! Bene, a un’email va quindi risposto quando la ricevete.

A questa conclusione, però, va fatta una premessa: mentre il telefono è sempre in funzione, nei vostri orari lavorativi, l’email non lo è, a causa della vostra pigrizia e della vostra scarsa attitudine all’informatizzazione.

Se avete un sito commerciale, aziendale, istituzionale, dovete dare all’email la massima priorità, altrimenti il significato stesso di sito web va a farsi benedire. Non ha più senso avere un sito se la sua funzione viene annullata dal mancato uso della più moderna forma di comunicazione: l’email.

Quando rispondo alle mie email? In genere rispondo subito, appena le ricevo, specialmente se sono a carattere lavorativo. Se la risposta richiede più tempo, rispondo dopo qualche ora. Se non ho proprio tempo, al massimo rispondo il giorno dopo.

E voi quando rispondete alle vostre email? Quanto tempo fate aspettare il povero internauta che vi ha contattato?

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